Investir em uma boa infraestrutura organizacional é fundamental para controlar níveis de demanda, possuir planos de carreira que sejam bons para os colaboradores, entre outros. Principalmente, em empresas pequenas.

Atualmente no Brasil, as pequenas empresas (juntamente das micro empresas) correspondem a 99% das empresas em atividade no país. Para se ter uma ideia, elas correspondem a 30% do PIB, com faturamento anual de R$30 milhões, gerando quase 80% dos empregos formais em 2022.

Assim, manter pequenas empresas organizadas, com um organograma funcional, possibilita uma maior produtividade e destaque, num mercado tão competitivo, e com potencial de crescimento.

Pensando nisso, nós, da Diacontec Serviços Contábeis, elaboramos este artigo com cinco dicas para manter pequenas empresas organizadas. Acompanhe para saber mais!

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1. Faça o gerenciamento do seu escritório e do arquivo

Com o intuito de iniciar a organização da sua empresa, comece analisando se o espaço físico do seu negócio está organizado e sempre limpo. Inicie pela sua mesa, estabelecendo um lugar fixo para cada item. Ela deve ser um reflexo da sua empresa. 

Caso você trabalhe com muitos documentos, é indicado pensar na opção do armazenamento interno. Utilizar nuvens para armazenamento de arquivos pode otimizar seu tempo e dar mais segurança ao seu arquivo.

Se você possui muitos documentos físicos, realize a digitalização e armazene na nuvem, a fim de diminuir o espaço físico utilizado. Assim, você terá mais espaço livre e uma maior organização. Essa ação é extremamente necessária para pequenas empresas, por não ter muito espaço livre.

2. Monte um organograma 

Mesmo que sua empresa seja pequena, um ponto essencial para manter a organização é a criação do organograma, o qual é uma representação gráfica da estrutura da sua empresa. O organograma auxilia o empreendedor a ter uma visão ampla da cultura organizacional e ajuda a identificar os perfis dos colaboradores em cada área.

Além disso, o organograma informa a todos a função de cada colaborador, e qual o seu nível hierárquico. Em pequenas empresas, muitos empreendedores acreditam que não precisam realizar essa ação, pois todos conhecem todos. Entretanto, para ter uma maior organização e não ter desvio de função, recomendamos a implantação dessa dica em seu negócio.

3. Conheça a demanda de trabalho

Mesmo em pequenas empresas, um grande benefício em ter uma boa organização é uma maior produtividade, por possuir um planejamento da demanda do trabalho.

Pense no exemplo: caso seu negócio realize uma previsão errada das vendas, é provável ter prejuízo, resultando em produtos parados, ou até a falta deles para venda.

Essa mesma lógica deve ser implantada nos Recursos Humanos: aplicar o planejamento da demanda de trabalho possibilita desenvolver processos mais claros para coletar e analisar informações, gerenciar os indicadores de desempenho e controle de estoque.

É interessante inserir nesse processo um software de gestão, para aperfeiçoar as demandas de cada setor da empresa. Isso possibilitará compreender a necessidade de contratações ou corte de custos, além de realizar previsões de forma mais precisa.

4. Faça uma separação das despesas pessoais com as despesas do negócio

Uma ação que ocorre muito em pequenas empresas é o empreendedor misturar as despesas pessoais com as despesas da empresa, juntamente com as contas bancárias. Assim, pode resultar em confusão para o empresário, como não saber ao certo se a empresa está tendo lucro ou prejuízo. 

Para organizar as contas, é indicado que o administrador do negócio possua duas contas separadamente: uma de uso pessoal e uma da empresa. Além disso, é importante que o empreendedor determine um pró-labore fixo por mês, com o intuito de separar as despesas. 

Dessa forma, terá uma melhora da organização das finanças nas pequenas empresas.

5. Tenha a assessoria de uma contabilidade

Ter como uma aliada uma assessoria de uma contabilidade é considerado um ponto-chave para manter uma boa organização no seu negócio. Isso porque, não somente para estruturar suas finanças, mas para ajudar na gestão da empresa. 

Assim, uma empresa que possui uma contabilidade auxiliando sua gestão, possui um impacto a curto, médio e longo prazo. Desta forma, torna-se indispensável tanto para a organização da sua pequena empresa, quanto para o seu sucesso.

Conte com as soluções da Diacontec!

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Se você ainda tem dúvidas sobre a organização de pequenas empresas, ou precisa de ajuda com serviços de contabilidade, conte com os serviços da Diacontec.

Com mais de 40 anos de atuação, nós fornecemos serviços contábeis de alto nível. Visamos criar valores para clientes, colaboradores e sócios, com informações precisas e exatas e um atendimento diferenciado, permitindo não só se ajustarem às exigências do mercado, como também atingirem seus objetivos.

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